各学院:
为加强和规范我校毕业生助学档案工作,考虑到贫困生建档工作的重要性以及贫困生数据库的规范性,确保我校家庭经济困难学生资助工作顺利进行,现将收取贫困生档案材料有关工作通知如下: 一、各系、部门对所负责毕业生档案部分,以学生个人为单位进行整理,以班级为单位进行收集,核对无误后填写填写目录,确保学生档案的真实、完整、准确。二级学院所有档案资料收集齐全后,交由学生处检查统一安排收取。 二、助学档案需收集材料: 1、班级材料目录; 2、贫困生档案封皮; 3、高等学校学生及家庭情况调查表、个人申请书、家庭成员户口复印件(或各种贫困证件复印件、地方介绍信等); 4、家庭经济困难学生认定申请表(班级民主评议班会记录); 5、班级综合素质分数公示; 6、校级助学金受助学生公示表(班会记录); 7、国家助学金综合考评情况(认定合格)公示表; 8、国家助学金受助学生公示表(班会记录); 9、国家励志奖学金学生公示表(班会记录) 10、国家助学金、励志奖学金学生承诺书; 11、 国家奖助学金学院党政联席会议记录。 三、文件整理归档要求 1、各二级学院规范建档,按照班级为贫困生建立档案并规范目录,2014年的贫困生数据库内容须真实完整,排放整齐。 2、归档材料必须手续完备,凡归档资料需由二级学院审查盖章的,必须按规定进行盖章。 3、贫困生档案所有材料需要扫描形成电子版,每个学生一个文件夹,所有申请材料都进行扫描,每个班级一个文件夹。 4、请各学院明确个人分工,注意档案工作的承接性,严禁以“之前我没来,档案不知道在哪”等理由进行责任推脱。 三、档案上交时间 2017年6月10日至2017年7月1日。 四、收取材料安排 各二级学院将所收集的档案材料汇总和电子版统一交由学生处,当面清点、交接后,由学生处组织进行存档工作,届时请相应负责辅导员或学生干部到场协助档案交接工作。 贫困生档案关系到学生的切身利益,请各学院本着服务学生,对学生负责的态度高度重视毕业生的助学档案管理工作,要安排专人负责,确保整个工作按时、正确、不出纰漏的完成。
学生处 2017年4月19日